Conferencing around the globe:

The CLF – Corporate Lodging Forum – by HRS Group

Um 4 Uhr morgens gehen in den Messestudios die Scheinwerfer an. Noch leicht verschlafen richten die Kameraleute ihre Bilder ein, die Texte auf dem Teleprompter werden aktualisiert, in der Regie prüfen die Techniker und Technikerinnen die Signale, und die Online-Plattform geht online: Es sind die letzten Vorbereitungen für das Corporate Lodging Forum CLF der HRS Group.

CLF – globaler Treiber von Ideen

HRS bietet weltweit ganzheitliche End-to-End Lösungen im Bereich Hoteleinkauf,-buchung und -übernachtung für Firmenkunden an. Das Unternehmen hat das Corporate Lodging Forum 2013 gegründet und organisiert die Eventserie seitdem jedes Jahr auf allen fünf Kontinenten. CLF ist die Konferenz für Entscheider aus dem Corporate Lodging sowie der Hotellerie. Das Forum ist ein Treiber von Ideen, Trends, Strategien und Taktiken für die globalen Entwicklungen im Reise- und Hotelmarkt.

Das CLF begleitet Veränderungen und verändert sich selbst.

Die Corona-Pandemie hat die Planungen für die achte Konferenzserie gebremst, aber nicht gestoppt. Das HRS-Team um Geschäftsführer Tobias Ragge erkannten früh, dass die CLF neue Weg gehen muss, um auch 2020 mit Einkaufsleitern, Reise- und Reisekostenmanagern und Gastgewerbeexperten im Austausch und Dialog zu bleiben. Das Team entschied sich für eine digitale Konferenz. Die Eventmanager, Marketing- und Digital-Experten entwickelten ein Konzept als Basis für eine virtuelle Veranstaltung in drei Zeitzonen.

Das erste onlinebasierte Global CLF ging unter anderem der Frage nach, wie Geschäftsreisen in Zukunft aussehen werden. Experten und Fachleute aus der ganzen Welt diskutierten, wie Geschäftsreisen mit und nach Covid19 aussehen werden, ob und wie persönliche Begegnungen im „Schutzraum“ von Hotels und der Gastwirtschaft möglich sein werden, wie die Sicherheit der Reisenden gewährleistet werden kann und wie die Kosten für Unternehmen zukünftig unter Kontrolle zu halten sind.

Herausforderungen

Streaming

Live-Übertragungen in Europa, Afrika, Nord- und Südamerika

Schalten

Koordination von Konferenz & Speakern in drei Zeitzonen
Interaktion
Über 750 Teilnehmer von 5 Kontinenten können live interagieren

„The New Normal“ – unterstützt von NEYROO und den Netzwerkpartnern

Für das erste digitale Global CLF hat sich HRS einen Partner gesucht. NEYROO unterstützte die Planung, Vorbereitung und Realisation der Online-Konferenz mit Beratung und Know-how. NEYROO beriet das Team der HRS und synchronisierte die verschiedenen Konferenz-Sessions, die jeweils live und in Echtzeit in drei Regionen der Welt übertragen wurden – nach Europa, in den Nahen Osten und nach Afrika sowie in den asiatisch-pazifischen Raum und nach Nord- und Südamerika.

Die NEYROO Netzwerkpartner LA CONCEPT und weitwinkelmedia sorgten mit Studios, Kulissen, Kameras, Licht und Regie für die technische Infrastruktur und stellten sicher, dass die mehr als 750 Gäste der Global CLF 2020 an den digitalen Podiumsdiskussionen, Keynotes und Talks interaktiv teilnehmen konnten.

„Well executed event“ – Tobias Ragge, CEO HRS Group

Die Ergebnisse und das Feedback der Teilnehmer, der Speaker und des HRS Teams zeigen, dass sich digitale Events auch in Zukunft als ein wichtiges Element im Kommunikations- und des Marketing-Mix etablieren werden.

Kurz nachdem die Kameras ausgeschaltet, die Livestreams gestoppt und die Scheinwerfer abgekühlt waren schrieb Tobias Ragge auf LinkedIn:

„It was a well executed event, looking forward to The next one!“